Arbeidsgiveren må jobbe forebyggende med det psykososiale arbeidsmiljøet slik at arbeidstakerne ikke blir syke eller skadet av det. Dette er en del av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i virksomheten.

For svært mange virksomheter er det nødvendig å se nærmere på de psykososiale arbeidsmiljøfaktorene som er nevnt i regelverket. Eksemplene angir likevel ikke et minimumskrav av faktorer som gjelder alle virksomheter, og gir heller ikke en fullstendig liste over alle faktorer som kan være aktuelt eller nødvendig å inkludere i dette arbeidet.

Hvordan det forebyggende arbeidsmiljøarbeidet gjøres, må tilpasses den enkelte virksomhet, og være rettet mot de behovene og utfordringene som finnes der. Samtidig må arbeidet være i tråd med kravene i regelverket.

Kartlegging

Arbeidsgiveren skal kartlegge psykososiale arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirke arbeidstakernes helse, sikkerhet eller velferd. Kartleggingen handler om å beskrive arbeidet og gi grunnlag for å vurdere hva som kan være belastende eller farlig. Ulike grupper eller deler av virksomheten kan ha forskjellige arbeidsoppgaver og dermed ulike arbeidsmiljøutfordringer.

For å få et godt bilde av det psykososiale arbeidsmiljøet, bør virksomheten bruke flere kilder i kartleggingen, som for eksempel arbeidsmiljøundersøkelser, vernerunder, avviksmeldinger, medarbeidersamtaler eller uformelle samtaler.

Kartleggingen bør omfatte psykososiale arbeidsmiljøfaktorer som kan

• føre til akutt skade
• gi helseskadelige belastninger over tid
• beskytte mot helseskadelige belastninger

På grunnlag av kartleggingen skal arbeidsgiveren vurdere risikoen for skadelig påvirkning. Det gjelder både risiko for helseskadelige belastninger som oppstår over tid og risiko for akutt skade.

Risikovurdering

Risikovurdering handler om å vurdere

• sannsynligheten for at en uønsket hendelse eller arbeidsmiljøtilstand oppstår
• konsekvenser det kan ha for arbeidstakernes helse, sikkerhet eller velferd

Det kan handle om én enkelt psykososial arbeidsmiljøfaktor, eller om en kombinasjon av ulike faktorer og hvordan de påvirker hverandre. For eksempel kan en uønsket hendelse handle om enkeltfaktorer som vold eller trakassering, mens en uønsket arbeidsmiljøtilstand kan handle om at arbeidstakerne samtidig har høyt tidspress, høye emosjonelle krav og utilstrekkelig støtte og restitusjon over tid. Arbeidsgiveren må også vurdere den samlede risikoen i det psykososiale arbeidsmiljøet.

Det finnes ulike metoder og verktøy for risikovurdering. Uansett hvordan virksomheten gjennomfører risikovurderingen, kan det være nyttig å stille seg spørsmål, som for eksempel:

• Hvilke arbeidsoppgaver eller -prosesser kan føre til belastning?
• Når eller hvor kan en farlig situasjon oppstå?
• Hvordan kan belastningen eller faren beskrives?
• Hvor hyppig eller varig utsettes arbeidstakerne for belastningen?
• Hvem berøres, og er det grupper i virksomheten som er spesielt utsatt?
• Hvor sannsynlig er det at en uønsket hendelse skjer, eller at belastningen blir uforsvarlig?
• Hva kan være årsakene til at den uønskede hendelsen skjer?
• Hvordan virker organiseringen og planleggingen av arbeidet inn på belastningen?
• Hvilke og hvor alvorlige konsekvenser kan hendelsen eller belastningen gi – både akutt og på lengre sikt?
• Hvordan fungerer eventuelle tiltak man allerede har iverksatt?
• Hvordan påvirker de ulike arbeidsmiljøfaktorene hverandre?
• Hva er den samlede risikoen i det psykososiale arbeidsmiljøet?

Hva er IA-bransjeprogrammet?

Bransjeprogrammet er initiert for å støtte arbeidsplasser i ulike bransjer med tiltak som skal forbedre arbeidsmiljøet og redusere sykefravær. Programmene er tilpasset spesifikke bransjer og tar sikte på å møte de faktiske utfordringene som finnes i disse arbeidsmiljøene. Det er etablert syv bransjeprogrammer som omfatter:

• barnehage
• bygg og anlegg
• næringsmiddelindustrien
• leverandørindustrien til olje- og gassnæringen
• persontrafikk og rutebuss
• sykehjem
• sykehus
• skole og SFO
• hjemmetjenesten
• butikkhandel
• barnevern

Tiltak

På bakgrunn av risikovurderingen skal arbeidsgiveren planlegge og iverksette tiltak for å fjerne eller redusere risiko.

Det vil ikke alltid være mulig å fjerne risikoen helt, særlig når den er knyttet til forhold som er en naturlig eller iboende del av arbeidet. Forebyggende tiltak vil derfor ofte handle om å redusere risikoen så langt det lar seg gjøre. Tiltak kan handle om både

• å redusere sannsynligheten for at en uønsket hendelse eller tilstand oppstår
• å begrense uheldige konsekvenser hvis det likevel skjer

Informasjonen fra kartleggingen og risikovurderingen skal gi et grunnlag for å prioritere og velge tiltak som treffer behovet. For å finne gode løsninger, er det viktig å forstå hva som kan være årsakene til at problemer kan oppstå. Det kan være aktuelt å rette tiltak mot både organisering av arbeidet, ledelse, grupper, eller arbeidstakerne. Kollektive tiltak bør vurderes før individuelle tiltak.

Psykososiale arbeidsmiljøtiltak kan være

• tydelige rolle- og ansvarsbeskrivelser som gjentas jevnlig for å sikre felles forståelse, trygghet og effektiv oppgaveløsning
• faste møtepunkter mellom leder og medarbeider for støtte til prioritering, planlegging av oppgaver, forventningsavklaringer og lignende
• kollegastøtteordninger for å sikre at arbeidstakere med emosjonelt krevende oppgaver får mulighet til støtte og faglig sparring
• å legge til rette for gode samarbeidsrutiner og arenaer der samarbeidsutfordringer kan tas opp tidlig, slik at konflikter kan forebygges
• å etablere gode rutiner for å melde fra om og håndtere trakassering
• opplæring og øvelse i bruk av sikkerhetsutstyr og håndtering av volds- og trusselsituasjoner

Dette er eksempler for å illustrere hva det kan handle om. Det er viktig at valg av tiltak tilpasses behovene og risikoforholdene i den enkelte virksomhet.

En handlingsplan bør beskrive hva som er målet, hva som skal gjøres, hvem som berøres, hvem som har ansvaret, og tidsrammen for tiltaket. For å finne ut om tiltakene har ønsket effekt, må de evalueres. Dersom tiltakene ikke virker som planlagt, må de justeres og eventuelt erstattes eller suppleres av andre tiltak.

Informasjon

Arbeidsgiveren må sørge for at arbeidstakere, verneombud og tillitsvalgte får informasjon om risikofaktorer i det psykososiale arbeidsmiljøet, og om iverksatte tiltak og rutiner. Informasjonen skal være tydelig, oppdatert og lett tilgjengelig, slik at arbeidstakeren forstår hva risikoen består av og hvordan arbeidsgiveren håndterer den.

God informasjon kan gi fordeler som at

• arbeidstakernes mulighet til å medvirke i arbeidsmiljøarbeidet styrkes
• det blir lettere å oppdage problemer tidlig
• verneombud og tillitsvalgte får et bedre grunnlag for å ivareta sine roller
• tilliten og åpenheten i organisasjonen øker

Informasjonen kan gis gjennom ulike kanaler, som for eksempel

• faste møter der arbeidsmiljø, risiko og forebygging er tema
• skriftlige oppdateringer i HMS-systemet
• intranett eller informasjonsbrev
• dialog med verneombud og tillitsvalgte om funn og tiltak

Det viktigste er at informasjonen er relevant, tydelig og når frem til alle det gjelder.

Opplæring

Arbeidsgiveren skal sørge for at arbeidstakerne får den opplæringen, øvelsen og instruksjonen som er nødvendig for at det psykososiale arbeidsmiljøet skal være fullt forsvarlig. Dette innebærer at arbeidsgiveren må sørge for at de ansatte har den kunnskapen og de ferdighetene de trenger for å være i stand til å håndtere utfordringer både i det daglige arbeidet og ved uønskede hendelser. Dette skal ikke gjøres bare én gang, men må følges opp jevnlig, særlig når risikoen er høy.

Behovet avhenger av risikoforholdene i den enkelte virksomheten, og arbeidstakernes kunnskap, ferdigheter og erfaring.

Hvis det for eksempel er risiko for vold eller andre alvorlige hendelser, kan det være nødvendig med øvelser. Øvelsene bør omfatte hvordan hendelsene både kan forebygges og håndteres. Ved særlig fare for liv og helse, skal arbeidsgiveren utarbeide en skriftlig instruks om hvordan arbeidet skal utføres.

Samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter

Arbeidsgiveren skal sørge for at det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet med psykososialt arbeidsmiljø gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Dette betyr at arbeidsgiveren ikke kan gjøre dette arbeidet alene, men må involvere ansatte og verneombud aktivt i både kartlegging, risikovurdering samt planlegging og oppfølging av tiltak. Arbeidstakerne har plikt til å medvirke. Verneombudet har en viktig rolle og skal involveres hvis virksomheten har verneombud. Andre representanter for arbeidstakerne kan for eksempel være tillitsvalgte fra fagforeningene.

Fordeler ved å involvere arbeidstakerne kan være at

• man bygger tillit gjennom god dialog mellom arbeidsgiveren og arbeidstakerne
• man får best innsikt i det psykososiale arbeidsmiljøet fra de som kjenner det best
• det gir grunnlag for gode prioriteringer og tiltak som treffer behovene
• det bidrar til motivasjon og eierskap hos arbeidstakerne, slik at tiltakene blir lettere å gjennomføre

Dersom arbeidstakerne opplever at det både nytter og er trygt å ytre seg, stille spørsmål og komme med ideer, øker sjansen for å lykkes med samarbeidet.

(Kilde: Arbeidstilsynet)

HMS-grupper

Det psykososiale arbeidsmiljøet skal ha like stor plass som det fysiske i det systematiske HMS-arbeidet på arbeidsplassen. Det å etablere en HMS-gruppe, hvor ledelsen, verneombud og tillitsvalgte i virksomheten gjennom et godt partssamarbeid sikrer framdrift og resultater, kan være en god idé.

Mange virksomheter bruker ressurser på kartlegging og målinger, men får ikke tatt ut potensialet i forebygging og helsefremmende tiltak. Forebygging er lønnsomt og gir god kvalitet i tjenestene.